درصدد افزایش صلاحیت دفاتر اسناد رسمی هستیم

عضو هیات مدیره کانون سردفتران و دفتریاران به لزوم افزایش صلاحیت دفاتر اسناد رسمی پرداخت و گفت: بخشی از اقداماتی که در اداره اجرا و ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود، می‌تواند به دفاتر اسناد رسمی واگذار شود.

به گزارش ایسنا، فرامرز جمشیدی با بیان اینکه در حال حاضر در بخش‌های مختلف کانون از جمله درمان، صندوق تعاون، مالی، اداری به صورت جزیره‌ای دارای نرم‌افزارهایی هستیم،‌ گفت: طبیعتا با گستردگی فعالیت‌های کانون و توقعاتی که از واحد فناوری اطلاعات کانون وجود دارد، این نرم‌افزارها پاسخگوی نیازها نخواهد بود و درصدد هستیم با کمک گرفتن از طراحان نرم‌افزار، نرم‌افزاری کامل و جامع برای کانون تهیه کنیم.

وی بحث بعدی در واحد فناوری اطلاعات را سامانه الکترونیک اسناد در دفاتر اسنادرسمی نام برد و افزود: در حال حاضر این سامانه در همه دفاتر اسناد رسمی برقرار است، اما مرکز این اطلاعات در سازمان ثبت قرار دارد. اطلاعات در این سامانه از سوی دفاتر اسناد رسمی به سازمان ثبت ارسال می‌شود، در حالی که خود کانون ‌هیچ دسترسی به این اطلاعات ندارد. حال آن که برای بالا بردن سطح کمی و کیفی فعالیت همکاران به این اطلاعات نیاز داریم از جمله در زمینه‌های بازرسی، تقسیم اسناد و سایر موارد. درحقیقت برای پیشرفت نیاز به برنامه‌ریزی است و برنامه‌ریزی مبتنی بر اطلاعات است. اگر آمار و اطلاعات نداشته باشیم، برنامه‌ریزی دقیقی وجود نخواهد داشت و پیشرفت خود را مختل کرده‌ایم. برای برخورداری از این تکنولوژی نیاز به تقویت زیرساخت‌های سخت‌افزاری کانون داریم که از جمله برنامه‌های سال 96، تقویت این زیرساخت‌هاست. در این راستا از سازمان ثبت درخواست کردیم که یک خط ارتباطی به کانون ارائه کند تا بتوان از برخی اطلاعات دفاتر استفاده شود.

مدیر فناوری اطلاعات کانون همچنین به تصمیم سازمان ثبت بعد از حذف دفاتر جاری برای اسکن و نگهداری سوابق اشاره کرد و ادامه داد: فرصت مناسبی است تا نسخه‌ای از این اطلاعات در کانون ذخیره شود، در نتیجه به اتاق سرور یا دیتا سنتری در کانون نیاز است تا حجم عظیم اطلاعات دفاتر در سطح کشور به صورت نسخه پشتیبان نگهداری شود. این امر در بازرسی از دفاتر اسنادرسمی بسیار یاری‌رسان خواهد بود و شاید نیاز به اعزام نیروی انسانی برای بازرسی نباشد که در این صورت تا حدود زیادی می‌توان از مکاتبات و درخواست‌ها را تنها با مراجعه به تصویر دفاتر انجام داد.

جمشیدی به فراهم کردن زیرساختی برای استفاده از اطلاعات سازمان ثبت اشاره و اظهار کرد: در آینده وب سرویسی بین کانون و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برقرار خواهد شد و برای دریافت اطلاعات در کانون به زیرساخت ذخیره سازی و پردازش اطلاعات نیاز داریم که یکی از دیگر برنامه‌های واحد فناوری کانون،‌ فراهم کردن زیرساختی است که بتوانیم از اطلاعات سازمان ثبت استفاده کنیم. از آن جا که در این دوره هیات مدیره رویکرد اعضای همگرایی،‌ تفاهم و توافق است، ‌امیدوارم بتوانیم واحد فناوری اطلاعات کانون را بیش از پیش تجهیز کنیم.

وی در پاسخ به اینکه واحد فناوری اطلاعات کانون علی‌رغم سایر واحدها، واحدی نوپا در تاریخچه کانون سردفتران و دفتریاران است و با این حال چگونه توانسته خود را به عنوان قلب کانون جای دهد، ‌گفت: ساختار کانون به لحاظ تاسیس دفاتر در 1310 و قدمت قریب به 85 سالی که دارد، ‌بافت سنتی و فرآیندی قدیمی بوده است. در حقیقت تمام وزارتخانه‌ها و ادارات در ایران به همین شکل بوده و آنها توانسته‌اند با بکار گرفتن فناوری اطلاعات خود را به روز کرده و با پردازش، دسترسی به آن را آسان کنند. کانون هم لاجرم باید این کار را انجام دهد و رویکرد کانون و واحدهای کانون به واحد فناوری نباید یک امر تزئینی باشد. واحد فناوری یک واحد واقعی برای کمک کردن به پیشرفت  امور در کانون است. برای نمونه یکی از ایراداتی که همکاران به ما می‌گیرند تقسیم اسناد است که یکی از معضلات ماست. یکی از دیگر معضلات بحث درمان است. اینجاست که با استفاده از نرم‌افزار می‌توانیم تقسیم اسناد و درمان را کنترل کنیم.

وی اضافه کرد: در حال حاضر از سازمان ثبت درخواست کرده‌ایم که یک خط اطلاعاتی را در اختیار کانون قرار دهد تا بدانیم که هر دفترخانه چه اسنادی را تنظیم کرده است. آمار دریافتی با استفاده از میان افزار با اطلاعات ارسالی همکاران مطابقت داده می‌شود و کسری آمار را مشاهده و اصلاح می‌کنیم. به واحد تقسیم اسناد اعلام می‌شود. یا اگر کانون هدف‌گذاری کرده که بحث درمان را حل و فصل کند باید ببینیم یک فرد در طول سال چقدر از هزینه‌های درمانی کانون استفاده کرده است. لازم است بدانیم چه بیماری در یک استان رایج است، با برنامه‌ریزی می‌توان جلوی شیوع آن بیماری را گرفت به جای اینکه هزینه درمان بالایی پرداخت شود.

مدیر فناوری اطلاعات کانون اظهار کرد: برای اخذ آمار از سیستم برای سن متوسط همکاران، مسائل مبتلا به، ‌امراض شایع بین همکاران و ... داشتن یک نرم‌افزار بسیار توانا برای درمان در کانون ضروری است. این عضو هیات مدیره کانون به ورود فناوری به جلسات هیات مدیره اشاره کرد و ادامه داد: قبل از اینکه واحد فناوری در واحد هیات مدیره ورود کند و یا رئیس آن عضو هیات مدیره باشد، ‌دستور جلسات به صورت کاغذی در جلسات هیات مدیره توزیع می‌شد و قریب به 70 تا 100 برگ در هر جلسه هیات مدیره پرینت می‌شد تا در اختیار اعضای هیات مدیره قرار گیرد و با توجه به اینکه اعضای جلسه این جزوه را ورق می‌زدند، ‌بر روی موضوع خاصی تمرکز نمی‌کردند. یکی از اتفاقات این است که هیات مدیره را به سیستم کارتابل الکترونیک مجهز کرده‌ایم و دستور جلسه به صورت فایل تصویری آپلود می‌شود و دبیر دستور را روی صفحه نمایش می‌دهد. پس همکاران باید الزاما همین مطلب را ببینند و راجع به همین مطلب دقت و تمرکز کنند. با این روش از چاپ کاغذ و توزیع بین همکاران، از پرت شدن حواس جلوگیری کرده‌ایم.

این عضو هیات مدیره کانون به لزوم افزایش صلاحیت دفاتر اسناد رسمی پرداخت و ادامه داد: بخشی از اقداماتی که در اداره اجرا و ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود، می‌تواند به دفاتر اسناد رسمی واگذار شود. نمونه پیشین آن که دفاتر خدمات قضایی بوده است و به خوبی و با موفقیت انجام شده است که حکایت از توانمندی و وجود پتانسیل در دفاتر اسنادرسمی دارد. امیدوارم با اقداماتی که کانون سردفتران و دفتریاران انجام می‌دهد، در آینده دامنه اختیارات و صلاحیت‌های دفاتر اسنادرسمی افزایش یابد.