از نظر حقوقی، سند، نوشته‌ای است که در مقام دعوا قابل استناد بوده و به زبان ساده‌تر، نوشته‌ای است که هم شخص خواهان و هم شخص خوانده برای اثبات ادعای خود در محکمه استفاده می‌کنند.سند به دو قسم رسمي و عادي است. مقصود از سند رسمی آن است که توسط ماموران رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم شود؛ مانند اسنادی که توسط دفاتر اسناد رسمی صادر مي‌شود. مامور رسمی کسی است که از سوی دولت به انجام کاری مامور شده است. دقت کنید که لازم نیست حتما بین مامور و دولت رابطه استخدامی برقرار شده باشد؛ همان طور که در دفاتر اسناد رسمی، سردفتر کارمند دولت نیست. گرچه سردفتری شغلی غیردولتی محسوب می‌شود ولی از آنجا که سردفتر از سوی دولت مامور به تنظیم معاملات است، وی مامور رسمی به حساب می‌آید. اما مقصود از صلاحیت، آن است که مامور دارای قابلیت قانونی برای تنظیم سند باشد. برای مثال سردفتر اسناد رسمی به طور اصولی صلاحیت تنظیم معاملات را دارد ولی اصولا صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد همان‌طور که کارمند اداره ثبت احوال اصولا صلاحیت صدور گواهی طلاق و یا ازدواج را ندارد. از طرفی ممکن است که مامور اصولا صلاحیت انجام کاری را داشته باشد ولی از نظر محلی صلاحیت نداشته باشد.
نيره رحماني
از نظر حقوقی، سند، نوشته‌ای است که در مقام دعوا قابل استناد بوده و به زبان ساده‌تر، نوشته‌ای است که هم شخص خواهان و هم شخص خوانده برای اثبات ادعای خود در محکمه استفاده می‌کنند.سند به دو قسم رسمي و عادي است. مقصود از سند رسمی آن است که توسط ماموران رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم شود؛ مانند اسنادی که توسط دفاتر اسناد رسمی صادر مي‌شود. مامور رسمی کسی است که از سوی دولت به انجام کاری مامور شده است. دقت کنید که لازم نیست حتما بین مامور و دولت رابطه استخدامی برقرار شده باشد؛ همان طور که در دفاتر اسناد رسمی، سردفتر کارمند دولت نیست. گرچه سردفتری شغلی غیردولتی محسوب می‌شود ولی از آنجا که سردفتر از سوی دولت مامور به تنظیم معاملات است، وی مامور رسمی به حساب می‌آید. اما مقصود از صلاحیت، آن است که مامور دارای قابلیت قانونی برای تنظیم سند باشد. برای مثال سردفتر اسناد رسمی به طور اصولی صلاحیت تنظیم معاملات را دارد ولی اصولا صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد همان‌طور که کارمند اداره ثبت احوال اصولا صلاحیت صدور گواهی طلاق و یا ازدواج را ندارد. از طرفی ممکن است که مامور اصولا صلاحیت انجام کاری را داشته باشد ولی از نظر محلی صلاحیت نداشته باشد.
از سند رسمي به عنوان دليل موثر در دعاوي نام برديم.اگر بخواهیم مزایا و حدود اعتبار اسناد رسمی را احصا کنیم، مي‌توانيم آنها را چنین دسته‌بندي كنيم:
اسناد رسمی درباره طرفین تنظیم‌کننده و جانشین قانون آنها مانند ورثه آنان معتبر است.
- تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد.
- در مقابل سند رسمی انکار و تردید قابل توجه نیست و فقط می‌توان نسبت به آن ادعای جعل کرد، زیرا اصل بر صحت و اصالت اسناد رسمی است. برای مثال اگر آقای «الف» به استناد سند رسمی از آقای «ب» مطالبه وجه کند، آقای «ب» نمی‌تواند بگوید که من چنین سندی را امضا نکردم و منتسب به من نیست، بلکه فقط می‌تواند ادعای جعل کند که در این حالت مسلما بار اثبات این ادعا نیز با اوست و اگر نتواند جعلیت سند رسمی را به اثبات برساند، اصل بر اصالت سند رسمی است و به پرداخت وجه مندرج در سند محکوم خواهد شد؛ مگر اینکه ثابت کند که سند به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است، برای مثال وجه آن را پرداخته است.
تعداد دلایل و مدارکی که هر یک از اصحاب دعوا می‌توانند در دادرسی استفاده کنند، متعدد است، اما در ميان اين دلايل، برخي از آنها تاثير بيشتري دارند.یکی از اصلی‌ترین راه‌های پیشگیری از ایجاد اختلاف یا اثبات حق در محکمه در صورت بروز اختلاف، تهیه اسناد و مدارک معتبر است. اسناد رسمی از آن جهت که ضوابط قانونی هنگام تنظیم آنها رعایت می‌شود، بیش از اسناد عادی مورد حمایت قانونگذار قرار دارند. بنابراین یکی از مهم‌ترین نکات حقوقی که باید به آن دقت کافی داشته باشید، روی آوردن به سوی تنظیم اسناد رسمی به جای اسناد عادی است.
به اسناد عادي دل خوش نباشيد
اجاره‌نامه‌هايي كه در بنگاه املاك تنظيم مي‌شود يك مصداق بارز اين اسناد است. در خصوص اعتبار و ارزش اسناد عادي در دادرسي‌ها بايد گفت که در جریان دادرسی، استنباط قضایی، کشف واقع و تشخیص حق از باطل تفاوتی بین سند رسمی و عادی وجود ندارد. سند عادی در صورتی که اصالت و انتساب آن به صادر‌کننده مسلم باشد، تفاوتی با سند رسمی ندارد اما به سادگی نمی‌توان این اصالت و انتساب را به اثبات رساند. با این حال در صورت درخواست «تامین خواسته»، تفاوت سند رسمی و سند عادی آشکار می‌شود. چنانچه ضرورت تامین خواسته از نظر قضایی احراز شود، سند رسمی که بدهی یا موضوع تعهد طرف مقابل به صورت منجز در آن قید شده باشد، بدون تودیع خسارت احتمالی یا اثبات در معرض تضییع و تفریط بودن خواسته، مورد پذیرش دادگاه قرار خواهد گرفت. تفاوت اساسی دیگر سند رسمی با سند عادی در تاریخ آنهاست که تاریخ سند رسمی حتی علیه اشخاص ثالث نیز واجد اعتبار است در صورتی که اعتبار تاریخ سند عادی محدود به تنظیم‌کنندگان آن و ورثه آنها یا کسی است که به نفع او وصیت شده است.
اصولا اثبات اصالت سند عادی با کسی است که به آن استناد می‌کند و طرف مقابل به صرف انكار كردن، مسئولیتی برای اثبات اصالت سند عادی ندارد. در دو حال اسناد عادی اعتبار اسناد رسمی را پیدا می‌کنند: يكي اينكه شخصی که سند عادی علیه او اقامه شده است، صدور آن را از جانب خودش تایید کند و دوم اينكه در دادگاه ثابت شود که سند عادی که مورد انکار قرار گرفته، از سوی شخص منکر پیشتر به امضا و مهر وی رسیده است.
چک و سفته هم از جمله اسناد عادی لازم‌الاجرا هستند چون تنظیم آنها توسط اشخاصي صورت می‌گیرد که مامور رسمی نیستند و صرف چاپی بودن یک نوشته یا تایپ آن در سربرگ‌های آرم‌دار مانند آنچه توسط بنگاه‌ها، آژانس‌های املاک یا فروش اتومبیل صورت می‌گیرد، موجب رسمی شدن یک سند نمی‌شود. با این حال باید توجه داشت که چک و سفته چنانچه با رعایت مقررات قانوني تنظیم شوند، دارای مزایایی هستند که سایر اسناد عادی از آن برخوردار نیستند. برای مثال دارنده چک می‌تواند برای مطالبه وجه چک به جای آن که به دادگاه مراجعه کند، با رجوع به اداره ثبت اسناد و املاک، همانند اسناد رسمی از مزایای آن بهره‌مند شود و بدون حکم دادگاه آن را به اجرا بگذارد، ولی با این همه ماهیت چک تغییر نمی‌کند و یک سند عادی به شمار می‌آید.به هر حال كار از محكم كاري عيب نمي كند. خيال خودتان را با سند رسمي براي اموال و دارايي هايتان راحت كنيد.